Guia final de gerenciamento de ativos digitais do WordPress

O Digital Asset Management é a organização sistemática de todos os seus ativos digitais em um local centralizado. O que são “ativos digitais”, você pergunta? Bem, eles incluem todos os seus arquivos de mídia, como fotos, vídeos, documentos, vetores, arquivos do Photoshop, recursos de áudio etc. Se você é um programador, pense no gerenciamento de ativos digitais como um “imbecil” para profissionais de marketing.


Se você está se perguntando por que precisaria de um sistema de gerenciamento de ativos digitais em uma época do Dropbox e do Google Drive, e quando o WordPress oferecer seu próprio gerenciamento de imagens e configurações simples de gerenciador de mídia, permita-me contar uma história.

Um conto de produtividade

Nossa história começa com uma grande revista de tecnologia que produz centenas de postagens todos os dias, incluindo postagens de blog, histórias do Instagram, vídeos, fotos, tweets, snaps e muito mais. Sua equipe de conteúdo é grande e diversificada. Possivelmente até se espalhe por vários escritórios.

Sam, um escritor técnico contratado recentemente, está trabalhando em um artigo chamado Estado da computação em nuvem em 2017. Como todos sabemos, o vínculo interno é uma boa prática, independentemente do tamanho do blog. Como qualquer bom jornalista digital, Sam verifica se a equipe preparou um infográfico sobre computação em nuvem no passado – algo que ele poderia usar em seu artigo. Um colega o informou com confiança de que realmente havia esse infográfico, preparado apenas alguns meses atrás. E que era algum lugar na pasta Dropbox da empresa.

Após 27 minutos de extensa pesquisa em todas as pastas onde o infográfico estava deveria ser, Sam encontra o arquivo PSD do infográfico. Mas não é a versão correta – devido ao fato de ter sido chamada de “revisão”. Mais 12 minutos de pesquisa e Sam finalmente decide procurar o artigo publicado no Google e baixar o infográfico. Mas ai! Esse infográfico precisava de algumas mudanças. Sam relutantemente abre o Photoshop, rezando para que ele ainda se lembre do básico.

Por que estamos falando sobre Sam?

Sam passou três quartos de hora (que são quase dois episódios e meio de The Big Bang Theory), tentando encontrar a versão correta de um infográfico. Dessa vez, poderia ter sido usado para algo muito mais produtivo – como – eu não sei – trabalhando no artigo? Realmente não sabemos se Sam terminou o artigo naquele dia.

Mas agora você já deve estar se perguntando qual é o sentido dessa história. Em qualquer organização, o gerenciamento de ativos digitais é um crucial componente à produtividade. Quando um funcionário passa quase uma hora pesquisando arquivos que devemos estão prontamente disponíveis, isso é perda de tempo. A empresa está perdendo dinheiro.

Para aqueles que estão prestes a fechar a janela (ou pressionar o botão de início), fique comigo por um tempo. Eu tenho algumas estatísticas legais para você. Mesmo que você não goste do restante do artigo, apenas as estatísticas devem ser suficientes para essas conversas sobre refrigeradores de água no trabalho.

Estatísticas interessantes sobre gerenciamento de ativos digitais

A falta de implementação sistemática do Gerenciamento de ativos digitais em grandes organizações causa uma enorme perda de produtividade. Que indiretamente é igual a perda de dinheiro.

Embora um sistema de gerenciamento de ativos digitais não seja para todos, aqui estão algumas pesquisas mostrando o quão importante o Gerenciamento de ativos digitais pode ser em uma grande organização.

Tempo gasto na pesquisa de documentos

A 2012 estudo da IDC sugeriu que as pessoas passassem mais de 9 horas por semana em “Arquivar e organizar documentos” e “Procurando documentos”.

Tempo gasto gerenciando documentos: pesquisa com 840 profissionais da informação, divididos igualmente entre EUA, Reino Unido, França, Alemanha, Austrália e Japão. Fonte: Pesquisa sobre trabalhadores da informação da IDC, 2012.

Taxa de Sucesso na Pesquisa de Arquivos de Mídia

A empresa de pesquisa de mercado GISTICS descobriu que 62% dos profissionais de marketing e criativos gastam entre 1 e 6 horas por semana gerenciando arquivos. Além disso, a GISTICS descobriu que a pessoa criativa média procura mídia 83 vezes por semana e falha em encontrá-la 35% do tempo sem o Gerenciamento Digital de Ativos.

Solução: Eles estimaram que um sistema de gerenciamento de ativos digitais ajudará a reduzir o tempo de busca de ativos em mais de 85% e que a taxa de falha na localização da mídia cairá para 5%.

De acordo com a GISTICS Research, um sistema de gerenciamento de ativos digitais ajudará a reduzir o tempo de busca de ativos em mais de 85%!

ROI do sistema de gerenciamento de ativos digitais

O Aberdeen Group constatou que as empresas “best-in-class” em uma ampla gama de setores têm duas vezes mais chances de usar um sistema de gerenciamento de ativos digitais para funções de marketing do que a empresa média em seus respectivos setores. Essas mesmas empresas “best-in-class” relataram uma redução de 23% ano a ano no tempo de colocação no mercado e um aumento de 18% no retorno médio dos investimentos em marketing. Quando perguntados: “Como o investimento em Gerenciamento de ativos digitais afetou o desempenho?”, 69% relataram diminuição no tempo do ciclo de criação de ativos, 40% disseram que gastaram menos tempo transferindo arquivos e 63% indicaram que as taxas de agência foram reduzidas.

Fonte: Ian Michaels, “O Guia dos profissionais de marketing para justificar investimentos em gerenciamento de ativos digitais, Relatório de pesquisa do Aberdeen Group

Em grandes organizações, um sistema de gerenciamento de ativos digitais normalmente reduz o tempo de colocação no mercado em 23% e aumenta o ROI médio de marketing em 18%.

Taxa de adoção do sistema de gerenciamento de ativos digitais

Para finalizar, Frost & Sullivan diz que, “À medida que as empresas adicionam mídia digital mais rica à sua estratégia de marca, os tamanhos dos arquivos estão explodindo. As partes interessadas nesses ativos são muitas vezes dispersas geograficamente, mas ainda precisam acessar e colaborar com facilidade nos mesmos ativos em locais diferentes. Através da integração com sistemas de terceiros usando serviços da Web e fornecendo controle de acesso condicional, os sistemas de gerenciamento de ativos digitais tornaram-se agora uma plataforma ideal para permitir essa colaboração em um fluxo de trabalho contínuo. ”

Eles prevêem ainda que o mercado de Gerenciamento de ativos digitais deve crescer a uma taxa composta anual de crescimento de mais de 30% e alcançar receitas de mais de um bilhão de dólares até 2013.

Fonte: Mukul Krishna, “Realizando a proposta de valor das soluções hospedadas de gerenciamento de ativos digitais”, 2009 e “Mercado mundial de gerenciamento de ativos digitais, 2010

Por que você precisa de um sistema de gerenciamento de ativos digitais?

Os leitores que trabalham em ambientes corporativos típicos teriam encontrado pelo menos um dos pontos mencionados abaixo. As pessoas nos departamentos de criação e marketing concordariam com a maioria deles. Implorar para diferir? Deixe seus pensamentos na seção de comentários!

1. Manutenção de arquivos atualizados: Você perderá muito tempo mantendo versões atualizadas de seus ativos digitais. Esse problema é amplificado exponencialmente, com o tamanho da equipe.

Enquanto muitas PMEs preferem o Dropbox (graças à sua popularidade e baixo custo), os funcionários não salvam seu trabalho regularmente no Dropbox. Conseqüentemente, a equipe acaba usando versões desatualizadas ou incorretas dos arquivos.

2. Compartilhamento de arquivos e pastas: Embora adore usar o Dropbox, existem certos recursos de controle de acesso do usuário que o Dropbox ainda não possui. Você pode compartilhar uma subpasta de uma pasta que já foi compartilhada. Enquanto o trabalho da minha equipe é salvo em uma pasta principal, não posso compartilhar uma subpasta com um freelancer que precise do livro de marca e dos arquivos de ativos digitais. Além disso, fica realmente complicado alocar / atualizar individualmente a permissão para cada usuário.

Solução: Um sistema de gerenciamento de ativos digitais é construído para isso. Você pode criar vários níveis de acesso para diferentes usuários, seja gerente de projeto sênior, desenvolvedor contratual ou designer freelancer. A coordenação com várias agências se torna muito mais fácil com o gerenciamento centralizado de ativos, várias funções de usuário e permissões granulares.

3. Equipes remotas: Em organizações com vários escritórios, a coordenação entre sua equipe remota é uma dor e envolve uma quantidade enorme de sobrecarga. Sem um sistema de gerenciamento de ativos digitais (ou plug-ins de gerenciamento de projetos), não há um local centralizado onde todos os ativos digitais são salvos. Isso também leva a problemas de controle de versão e os profissionais de marketing não entendem git.

A introdução de um sistema de gerenciamento de ativos digitais é uma bênção para equipes remotas e descentralizadas, graças ao gerenciamento centralizado de ativos.

4. Custo: Embora a implementação de um sistema de gerenciamento de ativos digitais seja inicialmente cara, o custo geralmente diminui quando um grande número de usuários é adicionado. Em uma solução típica de armazenamento em nuvem, como o Dropbox, o custo anual pode ser maior do que o de um sistema Digital Asset Management, à medida que o número de usuários aumenta. Nem mencionamos a quantidade de tempo e dinheiro que você economiza em custos de produtividade!

Gerenciamento de ativos digitais 101

Agora que cobrimos porque pode ser necessário um sistema de gerenciamento de ativos digitais, vamos mergulhar nos tipos de sistemas de gerenciamento de ativos digitais.

Tipos de soluções de gerenciamento de ativos digitais

Um sistema de gerenciamento de ativos digitais pode ser implementado em uma organização de três maneiras. O fator distintivo é o premissa do sistema Digital Asset Management. Em outras palavras, o localização do software Digital Asset Management, e a localização dos ativos digitais reais são os fatores cruciais.

Solução SaaS Digital Asset Management

Também conhecida como solução de Gerenciamento de Ativos Digitais oferecida na plataforma clássica “Software como Serviço”, essa é geralmente a forma mais simples de uma implantação de sistema de Gerenciamento de Ativos Digitais.

Você paga uma taxa mensal em troca do uso do software. Você carrega e gerencia seus recursos a partir de uma interface da web ou de um aplicativo móvel. Todos os seus ativos digitais são armazenados com segurança na nuvem. A largura de banda é fornecida e gerenciada pela empresa SaaS, juntamente com manutenção, atualizações de segurança e controle de acesso do usuário.

Os arquivos da sua organização são realmente armazenados na nuvem pública (ou híbrida), fora dos firewalls da organização. O custo de implementação de uma solução SaaS Digital Asset Management é baixo e geralmente é o mais rápido a ser implantado.

Solução de gerenciamento de ativos digitais no local

Pense no software de nível corporativo que está sendo implantado antes a era das nuvens. O software seria instalado manualmente nos servidores da empresa e o pagamento seria feito apenas uma vez com atualizações de software / segurança e contratos de manutenção anuais.

Isso seria um exemplo de um sistema de gerenciamento de ativos digitais no local. Os ativos digitais fazem não deixe os servidores da empresa. Normalmente, eles são usados ​​por organizações com ativos valiosos de mídia, como fotos, vídeos, áudio, etc. Pense em uma empresa da revista Vogue ou da Rolling Stone – elas serão as que obtêm o máximo valor de um sistema de gerenciamento de ativos digitais.

Solução híbrida de gerenciamento de ativos digitais

Vivemos um tempo considerado os anos dourados de startups e pequenas e médias empresas. Aqui está a parte complicada – a maioria das empresas prefere manter um controle rigoroso sobre seus dados, para sempre ficar atrás do firewall. E se SMB e startups precisarem de uma solução de Gerenciamento de Ativos Digitais, mas não puderem pagar o custo de uma implantação local?

Simples. Você cria uma solução Hybrid Digital Asset Management para eles!

Considere o seguinte exemplo:

Pense em uma empresa de revista popular. Elle Magazine? OK!

A Revista Elle tem sessões de fotos que podem ser classificadas em duas grandes categorias.

  • Categoria um – sessões de fotos altamente confidenciais que não são divulgadas em mais 6 meses.
  • Categoria dois – sessões de fotos lançadas nas edições anteriores da revista.

Seria do melhor interesse da Elle Magazine armazenar as sessões de fotos na categoria um em seus servidores atrás do firewall da empresa, e não permitir que eles sejam armazenados na nuvem pública.

As sessões de fotos da categoria dois já foram divulgadas ao público. Assim, eles podem ser armazenados na nuvem pública fora do firewall da empresa. Isso também seria vantajoso, pois pouparia a equipe de TI da Elle Magazine de ter que gerenciar problemas de largura de banda e segurança.

Agora, uma solução híbrida de Digital Asset Management é a combinação de um e uma implantação em nuvem. Os arquivos privados são armazenados e acessados ​​a partir da implantação local e os arquivos públicos são armazenados na nuvem para que o mundo inteiro veja.

Em outras palavras, a Elle Magazine poderia armazenar suas sessões de fotos não lançadas na implantação no local e as públicas na implantação na nuvem. Um Digital Asset Management híbrido reúne o melhor dos dois mundos. Simplificando, isso pode ajudar muitas empresas a manter seus padrões de segurança e permitir que informações públicas sejam acessadas de uma fonte otimizada para acessibilidade.

Marcação de recursos e gerenciamento de metadados

Um dos objetivos fundamentais de um sistema de gerenciamento de ativos digitais é organizar e gerenciar os recursos de mídia da organização em que está implantado. Existem várias maneiras de conseguir isso. Alguns sistemas de gerenciamento de ativos digitais podem usar taxonomia simples para organizar as informações. Enquanto outros podem usar o aprendizado de máquina avançado e a inteligência artificial para entender o conteúdo das imagens e marcá-las / categorizá-las, sem intervenção humana. Nos parágrafos a seguir, veremos algumas das maneiras básicas pelas quais um sistema de gerenciamento de ativos digitais gerencia recursos, também conhecidos como ativos digitais.

Taxonomia

O que é taxonomia? Bem, nada mais é do que classificar dados. Um nível básico de taxonomia poderia ser tipo de arquivo. Um recurso pode ter vários tipos de arquivos, incluindo imagens, vídeos, PDFs, arquivos de áudio etc. As imagens podem ser classificadas ainda mais em: png, ai, eps, jpg, etc..

Outro tipo de taxonomia poderia ser visibilidade (público Privado). Os arquivos que podem ficar visíveis na Web pública podem ser categorizados como públicos. E aqueles que devem ser bloqueados por firewalls da empresa podem ser classificados como privados.

Um sistema de gerenciamento de ativos digitais pode usar taxonomias simples, como categorias e tags em vários níveis, para organizar os recursos de mídia existentes. O que isso significa é que você pode encontrar rapidamente os arquivos necessários, basta verificar as categorias definidas.

Gerenciamento de Metadados

Simplificando, metadados são dados sobre dados. Pense nas informações EXIF ​​de uma imagem. Detalhes como dados / hora de captura de foto, coordenadas GPS, informações ISO etc., consistem nos metadados de captura de imagem de uma foto. Da mesma forma, para um arquivo PDF, um metadado típico pode conter o autor, tags, categorias, data de publicação etc..

Um sistema de gerenciamento de ativos digitais pode ler esses metadados e pesquisar e filtrar os resultados da pesquisa com base em sua solicitação.

Introdução ao Digital Asset Management for WordPress

O WordPress oferece uma forma muito básica de uma solução de Gerenciamento de ativos digitais. E está disponível em todas as instalações do WordPress – mesmo em branco. Você consegue adivinhar o que é isso??

Isso mesmo – não é outro senão a biblioteca de mídia do WordPress. Você pode enviar fotos, vídeos, PDFs, documentos, arquivos compactados e o que não – tudo isso com a biblioteca de mídia do WordPress.

No entanto, se você quiser catalogar todas as suas informações em uma única fonte acessível, precisará de um sistema de gerenciamento de ativos digitais. Com uma solução de Gerenciamento de ativos digitais integrada no WordPress, você pode categorizar, compartilhar e gerenciar todos os seus ativos – desde as capturas de tela tiradas em 2005 até os PDFs mais recentes em 2017.

Reunimos uma lista dos melhores plugins do Digital Asset Management para WordPress que podem ajudá-lo a começar rapidamente.

Biblioteca de mídia aprimorada – Adicione taxonomias à Biblioteca de mídia do WordPress

biblioteca de mídia aprimorada plugin wordpress para gerenciamento de ativos digitais de barragens

Começaremos com a atualização da biblioteca de mídia padrão do WordPress com alguns poderes adicionais. Com a Biblioteca de mídia avançada, você pode categorizar suas capturas de tela, fotos, PDFs e outros arquivos adicionando múltiplas taxonomias.

Você também pode filtrar seus arquivos de mídia com base em vários parâmetros e classificá-los em várias ordens – todos projetados para ajudá-lo a encontrar e organizar seus arquivos de mídia da maneira mais eficiente possível.

Um exemplo típico seria organizar suas fotos nas seguintes categorias.

  • Screenshots
  • Fotos de capa
  • Cotações
  • Imagens de heróis (de vários produtos)

Se você quiser categorizar mais profundamente, a taxonomia acima poderá ser atualizada ainda mais para:

  • Screenshots
    • Temas
    • Plugins
    • Perguntas frequentes
    • Tutoriais
  • Fotos de capa
    • Postagens no blog
    • Páginas do tema
    • Páginas de plug-in
  • Cotações
    • Números compartilháveis
    • Líderes de pensamento
  • Imagens de heróis
    • Plugins
    • Artigo quebras de seção

A biblioteca de mídia aprimorada é um bom começo para quem procura melhorar sua biblioteca de mídia usando os recursos existentes do WordPress.

Categorias da biblioteca de mídia Premium

Informações e DownloadVer demonstração

Se você deseja adicionar categorias à sua biblioteca de mídia, considere o plug-in Premium de categorias da biblioteca de mídia que faz exatamente isso.

Com ações em massa, você pode categorizar rapidamente sua biblioteca com uma taxonomia predefinida. Se você não tiver certeza sobre sua estrutura taxonômica, pode começar com uma base (como a descrita na descrição do plug-in anterior) e improvisá-la. Então você começa a aplicar as categorias à taxonomia definida. Quando você encontrar uma imagem ou PDF que não se encaixa nas categorias definidas anteriormente, vá em frente e crie uma nova entrada!

Pastas da biblioteca de mídia por MaxFoundry

Media Library Plus Folders Plugin grátis

As pastas da biblioteca de mídia permitem criar pastas de vários níveis na sua biblioteca de mídia do WordPress. Com a interface intuitiva de arrastar e soltar, você pode mover seus arquivos de mídia com o mínimo de esforço. Você também pode mover pastas e organizar por categoria para facilitar o gerenciamento.

O plug-in Pastas da Biblioteca de Mídia oferece os seguintes ótimos recursos, além da capacidade de personalização.

  • Interface de arrastar e soltar arquivos, para que você possa fazer seu trabalho rapidamente.
  • Capacidade de classificar e filtrar arquivos e pastas, para ajudá-lo a pesquisar mais rapidamente.
  • Verifique se os arquivos e pastas estão prontos para SEO após o upload, adicionando os atributos ALT e Title.
  • Capacidade de importar, mover ou duplicar arquivos e pastas existentes para novas pastas.

Além disso, as Pastas para bibliotecas de mídia também se integram a plugins populares de terceiros, como WooCommerce, NextGEN, Advanced Custom Fields e mais.

Esses são apenas alguns dos plugins que consideramos uma boa escolha para começar com uma solução de Gerenciamento de ativos digitais no WordPress. Para uma lista detalhada, consulte este artigo em plugins de gerenciador de arquivos de mídia por Nick de Torque.

A seguir, abordaremos dois plug-ins que ajudarão você a dar o próximo passo em direção ao Gerenciamento de ativos digitais. Na verdade, esses plug-ins não são plug-ins – mas soluções completas de Gerenciamento de ativos digitais.

Brandfolder

O Brandfolder é uma solução SaaS Digital Asset Management amada por algumas das melhores empresas do mundo, incluindo Slack, Shazam, Under Armour e muitas outras. Isso torna o gerenciamento dos ativos da sua marca um pedaço de bolo. E, francamente, a interface do usuário é provavelmente a melhor que me deparei em uma solução de gerenciamento de ativos digitais.

Soluções como Brandfolder são úteis para grandes organizações que precisam manter a consistência da marca em várias verticais e produtos.

Infelizmente, o preço direto não está disponível. Portanto, embora o plug-in para integrá-lo ao seu site WordPress seja gratuito, uma conta da Brandfolder não é necessariamente barata. No entanto, é um ótimo recurso para aprender tudo sobre o Digital Asset Management e manter-se atualizado com as últimas novidades do setor de Digital Asset Management.

Phraseanet – Solução de código aberto para gerenciamento de ativos digitais

Outra solução de gerenciamento de ativos digitais de código aberto é chamada Phraseanet. Você primeiro precisa baixar e instalar o software em um servidor diferente. Se você estiver usando o WordPress em um servidor de hospedagem compartilhada com o cPanel, é provável que consiga instalá-lo rapidamente. Eu recomendo consultar um tutorial para instalar o Phraseanet.

Depois de concluído, você pode baixar e instalar o plug-in Phraseanet WordPress e começar a adicionar imagens e outros arquivos de mídia às suas postagens, a partir da sua solução dedicada de Gerenciamento de ativos digitais.

Para aqueles de vocês que leram o Gerenciamento de ativos digitais 101 seção, o Phraseanet pode ser implantado como uma solução de gerenciamento de ativos digitais no local.

Conclusão: Benefícios do uso de um sistema de gerenciamento de ativos digitais

A principal vantagem de uma solução de Gerenciamento de ativos digitais é sua capacidade de melhorar a produtividade em uma organização. Isso significa menos tempo pesquisando a versão mais recente de um arquivo e mais trabalho real. Uma solução de gerenciamento de ativos digitais também oferece controle centralizado – um local onde você pode atualizar (fazer upload) do arquivo uma vez e depois simplesmente esquecê-lo. Quaisquer alterações feitas no arquivo serão refletidas em todos os lugares, incluindo arquivos acessíveis ao público.

Meus amigos da equipe de engenharia falam sobre git e controle de versão e CVS e o que não. Honestamente, isso me faz pensar – por que os profissionais de marketing não deveriam ter uma solução semelhante ao Git ou CVS sob medida para eles? É isso que é uma solução de Gerenciamento de ativos digitais!

Imagine o quão produtivo você seria se pudesse simplesmente acessar sua estação de trabalho (laptop, desktop, iPhone – o que quer que voe) – e começar a trabalhar diretamente no projeto mais recente? A colaboração se torna sem esforço.

Uma solução de Gerenciamento de ativos digitais pode resolver o problema, por si só?

Eu sempre uso o Google Docs para o meu trabalho. E eu sigo um sistema rigoroso de nomeação de arquivos. Religiosidade. Acredito que a produtividade geral de uma equipe possa ser massivamente aumentada, E se estabelecemos e seguimos certas regras básicas. Por exemplo, você sabe como devemos escovar os dentes antes de dormir? Quantos de nós realmente fazem isso? É o mesmo caso aqui.

Você deveria salvar seu trabalho. Não está na área de trabalho “Meus documentos” ou “Arquivos de trabalho” ou na área de trabalho. Mas no corrigir pasta. Essa pasta seria atribuída a você principalmente pela equipe de TI.

Tudo o que você precisa fazer é dar o passo extra (o último passo, na verdade) e salvar seu trabalho na pasta correta. Isso por si só seria suficiente para aumentar sua produtividade e a de sua equipe. Isso também melhoraria o ROI de marketing de longo prazo da solução Digital Asset Management.

O que você acha de um sistema de gerenciamento de ativos digitais? Vale a pena? Deixe-nos saber na seção de comentários abaixo.

Jeffrey Wilson Administrator
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